Het klinkt zo handig: je hebt een zakelijk e-mailadres, maar je kijkt eigenlijk liever in je vertrouwde privé-inbox van Gmail, Outlook of Hotmail. Even een automatische 'forward' instellen en klaar is Kees. Vroeger werkte dat prima. Maar het internet is veranderd en de regels zijn strenger geworden.
Bij Welldotcom hebben we daarom een punt gezet achter het traditionele doorsturen van e-mail. Niet om flauw te doen, maar om ervoor te zorgen dat jouw mail ook daadwerkelijk aankomt. We leggen je graag uit hoe dat zit.
De strenge bewakers van je inbox
Grote techreuzen zoals Google en Microsoft zijn de laatste jaren extreem streng geworden in hun strijd tegen spam. Ze gebruiken slimme technieken (zoals SPF en DKIM) om te controleren of een e-mail wel écht komt van de persoon die zegt dat hij hem stuurt.
Hier wringt de schoen bij het doorsturen (forwarden).
Stel je voor: iemand stuurt een spam-bericht naar jouw zakelijke adres. Onze server ziet dat er een 'forward' is ingesteld en stuurt dat bericht direct door naar jouw Gmail. Gmail ziet dat bericht vervolgens binnenkomen via onze server. Omdat de inhoud 'spam' is, denkt Gmail: "Hé, die server van Welldotcom is rommel aan het versturen."
Het gevaar van de zwarte lijst
Als dit een paar keer gebeurt, markeren de filters van Gmail of Outlook ons IP-adres als onbetrouwbaar. In het ergste geval belandt onze server op een zwarte lijst (blacklist).
De gevolgen daarvan zijn groot. Niet alleen voor jou, maar voor alle klanten die via ons platform mailen. Ineens komen offertes, facturen en gewone vragen nergens meer aan. Dat is een punt waar we absoluut niet willen belanden. Wij moeten de reputatie van onze servers bewaken om de stabiliteit voor iedereen te garanderen.
Het alternatief: niet duwen, maar trekken
Betekent dit dat je nu verplicht in onze webmail moet kijken? Nee hoor. Je kunt je mail nog steeds prima in je favoriete omgeving lezen, maar we draaien de techniek om.
Bij 'forwarden' duwen wij de mail naar Gmail. De oplossing is om Gmail de mail te laten ophalen. Dit heet 'fetchen' en werkt via een POP3-verbinding.
Je geeft in de instellingen van Gmail (of Outlook) aan dat hij periodic contact moet maken met onze server. Gmail logt dan netjes in, ziet dat de post voor jou klaarstaat en haalt het op. Omdat Gmail de actie zelf initieert, zien de spamfilters dit niet als verdacht gedrag. Je inbox blijft schoon en onze servers behouden hun goede reputatie.
De professionele punt op de i
Is e-mail cruciaal voor je bedrijf en wil je overal en altijd perfecte synchronisatie? Dan is er nog een andere optie. Je kunt overwegen om over te stappen op betaalde diensten zoals Microsoft 365 of Google Workspace.
Hierbij koppel je jouw domeinnaam direct aan de servers van deze giganten. Je hebt dan geen 'tussenstation' meer nodig. Dit brengt maandelijkse kosten met zich mee, maar dan is alles wel tot in de puntjes geregeld op het gebied van agenda's en bestandsbeheer.
Hulp nodig?
We snappen dat het even wennen is als je gewend was aan een simpele forward. Maar deze stap is noodzakelijk om de kwaliteit van ons hostingplatform hoog te houden. Kom je er niet uit met het instellen van de ophaal-functie (POP3)? Neem dan even contact op, we helpen je graag op weg.
Kennis omzetten in resultaat?
Een informatief artikel is een goed startpunt. Maar de echte groei voor je bedrijf zit in de professionele uitvoering. Geen tijd of zin om zelf met de techniek, het ontwerp of de vindbaarheid van je website aan de slag te gaan? Als jouw partner nemen we dit werk graag volledig uit handen. Zo kun jij je focussen op wat echt telt: je onderneming.