Je website draait soepel, bezoekers vullen je contactformulier in en drukken op verzenden. Op het scherm lijkt alles in orde, maar in jouw inbox blijft het stil. Vervelend, want zo loop je potentiële klanten mis.
Ligt de website eruit? Nee, waarschijnlijk niet. De oorzaak ligt vaak bij de steeds strengere regels van e-mailproviders zoals Gmail, Outlook en Apple. Zij maken tegenwoordig een groot punt van beveiliging en spam-bestrijding.
In dit artikel leggen we uit waarom berichten via je site worden tegengehouden en hoe je dit zelf oplost, of je nu met Joomla of WordPress werkt.
Waarom je mail niet aankomt
Het probleem zit hem in de afzender van de e-mail. Veel contactformulieren zijn standaard zo ingesteld dat de website de e-mail verstuurt namens het e-mailadres van de bezoeker.
Technisch gezien klopt dat niet. De mail wordt verstuurd vanuit de server van je website (bijvoorbeeld via Welldotcom hosting), maar zegt afkomstig te zijn van het adres van de bezoeker (bijvoorbeeld bezoeker@gmail.com).
De ontvangende mailserver (zoals Outlook of Gmail) ziet dat verschil en denkt: "Dit klopt niet, deze webserver mag helemaal niet mailen namens Gmail." Dit heet spoofing. Om fraude te voorkomen, blokkeren providers deze mails direct. Ze komen vaak niet eens in je spambox terecht.
De oplossing: mailen vanuit je eigen domein
Om dit tot in de puntjes te regelen, moet je de instellingen van je formulier omdraaien. De mail moet verstuurd worden vanuit een adres dat echt bij je website hoort.
Heb jij een website op www.jouwbedrijf.nl? Dan moet de officiële afzender van het formulier bijvoorbeeld noreply@jouwbedrijf.nl of info@jouwbedrijf.nl zijn.
Hieronder zie je hoe je dit instelt. De exacte termen kunnen per plugin verschillen (denk aan RSForm, Convert Forms, Contact Form 7 of Gravity Forms), maar het principe is voor zowel Joomla als WordPress hetzelfde.
Stappenplan voor Joomla en WordPress
Log in op de achterkant van je Joomla of WordPress website en open de instellingen van je formulier. Zoek naar het kopje 'E-mailinstellingen', 'Notifications' of 'E-mails'.
Stap 1: Pas de afzender aan
Zoek het veld Afzender e-mailadres (vaak 'From Email' of 'Sender Email'). Zorg dat hier geen code staat die het adres van de bezoeker ophaalt. Vul hier een vast adres in dat eindigt op jouw eigen domeinnaam.
-
Goed:
noreply@jouwbedrijf.nlofwebsite@jouwbedrijf.nl -
Fout:
bezoeker@hotmail.com
Stap 2: Stel het antwoord-adres in
Als je alleen stap 1 doet, kun je niet meer makkelijk op 'beantwoorden' klikken in je mailprogramma. Je mailt dan namelijk terug naar je eigen website in plaats van naar de klant.
Zoek daarom het veld Antwoord-aan (Reply-To). Zet hier de variabele of 'placeholder' neer die verwijst naar het e-mailveld dat de bezoeker heeft ingevuld.
-
In Joomla en WordPress plugins ziet dit er vaak uit als
{email},[your-email]of{Email:value}. Raadpleeg de 'tags' of hulpfunctie van jouw plugin als je de code niet direct ziet.
Het resultaat
Door deze wijziging ziet de ontvangende mailserver dat de afzender en de versturende server met elkaar matchen. De mail wordt netjes doorgelaten. En omdat je de 'Reply-To' hebt ingesteld, kun je nog steeds direct reageren op de vraag van je klant.
Heb je de instellingen aangepast? Test het formulier dan even op je website. Komt de mail nog steeds niet aan? Dan is er misschien meer aan de hand. Neem in dat geval even contact met ons op, dan kijken we met je mee.
Kennis omzetten in resultaat?
Een informatief artikel is een goed startpunt. Maar de echte groei voor je bedrijf zit in de professionele uitvoering. Geen tijd of zin om zelf met de techniek, het ontwerp of de vindbaarheid van je website aan de slag te gaan? Als jouw partner nemen we dit werk graag volledig uit handen. Zo kun jij je focussen op wat echt telt: je onderneming.